L’optimisation de la To Do List: une done list et une not to do list

Il est toujours possible de faire une To Do List efficace et rassurante ! On a tendance à croire que la To Do List est un outil de gestion du temps et du stress. En réalité, c’est plus profond. Est-ce vraiment un bon outil ? Tout d’abord, la To Do List sert à libérer l’esprit, elle donne aussi plus de chances pour que le déroulement des projets soit clair, alors comment peut-on se servir de cet outil en ayant les bons réflexes ? En effet, voici une recette facile proposée par Amina Mezghenni Ellouz, enseignante, business coach et fondatrice dirigeante de Waves Coaching pour optimiser vos To Do List. Le fait de choisir une journée pour organiser tout ce que vous avez à faire est bon, mais ce n’est pas toujours efficace car vous finissez généralement par oublier ce que vous avez mentionné sur la To Do List et réécrivez une autre, ou encore oublier où est-ce que vous l'avez mise. Si vous n’arrivez pas à accomplir tous vos objectifs de la semaine, vous serez submergé par un sentiment d'insatisfaction qui peut certainement peser sur l’estime de soi, déclare la coach. Faire deux tâches, trois tâches ou plus… et les autres ? C’est pour quand ? Il faut acquérir la bonne méthode afin de pouvoir réaliser tous les objectifs que vous avez en tête. Un objectif planifié et non réalisé peut faire naître une accumulation de frustrations. Alors, avant de commencer à préparer sa To Do List, la coach propose trois petits exercices: 1- Donnez au moins 7 rôles clés que vous avez dans la vie (par exemple: rôle de maman, de fille, de citoyenne) 2- Mettez pour chaque rôle les noms des personnes inspirantes qui le représentent (par exemple: si vous êtes dans le rôle d’un manager, écrivez le nom d’un homme politique qui vous inspire) 3- Imaginez que vous avez 80 ans et que toutes ces personnes sont invitées à votre anniversaire, posez-vous la question quel hommage aimeriez-vous qu'ils vous fassent. Notez-le, une fois que vous avez fait cela, vous allez mettre les objectifs importants que vous devez faire MAINTENANT pour qu’ils puissent vous faire cet hommage. Cela va vous permettre dans votre semaine de bien classer les objectifs qui vous nourrissent et qui sont non négociables.

Voici une “Vraie” To Do List !

Pas toujours facile de faire des To Do Lists ! Il est utile de mentionner le degré d’urgence et d’importance de cette tâche. Au fait, qu’est-ce qui est important, et qu’est-ce qui ne l'est pas? Un travail au préalable est recommandé; se focaliser sur votre sphère personnelle, en outre voir ce qui vous semblera possible par rapport à vos postes et vos missions dans l’organisation: c’est ce qu’on entend dire par la notion d’importance, qui son degré sera compté sur une échelle de 1 à 10. La coach catégorise les tâches selon cet ordre: premièrement, des tâches non importantes et urgentes, deuxièmement des tâches importantes et urgentes, troisièmement des tâches non importantes et non urgentes. L’idéal est de passer beaucoup de temps à faire des tâches importantes et non urgentes: des tâches de planification. Après tout cela, il faut être réaliste et tenir compte des imprévus. Une fois que tout est prêt, mettez les tâches dans la To Do List sachant que vous avez le droit de changer à condition de reporter la tâche dans la même semaine. Finalement, pour avoir une to do list efficace, il est préférable de l’écrire sur une feuille (l’importance du visuel), et de bien séparer les tâches qui dépendent de nous et celles qui dépendent des autres.

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