Zoom sur les 4 étapes essentielles pour réussir votre transformation SI
mercredi 5, juin 2024
Moderniser les systèmes d'information (SI) n’est plus un choix, c’est une nécessité pour garantir la compétitivité des entreprises. Néanmoins, réussir ce processus de changement est complexe. D’ailleurs, 70% des projets d'implémentation de systèmes tels que les ERP, CRM, ou logiciels métiers, échouent en matière de non-respect des objectifs de coût, qualité, délai.
Voici un guide pratique, proposé par Forvis Mazars dans son livre blanc intitulé «Comment réussir un projet de changement de Systèmes d’Information (ERP, CRM, logiciels métiers, etc.)?», pour naviguer avec succès dans cette transformation:
Diagnostic et analyse
Une évaluation initiale est primordiale pour déterminer les besoins précis de l’entreprise. Cette étape implique un diagnostic rigoureux de l’état actuel du projet et une analyse du niveau d’adaptation au changement nécessaire. Les entreprises sont invitées à examiner les ressources disponibles et de reconnaître les lacunes à combler. Les insights obtenus permettent de formuler des recommandations personnalisées, pragmatiques et qui doivent être traitées en priorité, assurant ainsi une transition efficace vers les nouvelles pratiques.
Il est indispensable d’expliciter le sens du projet, car un manque de clarté sur les raisons du changement peut susciter la résistance et l’incertitude parmi les équipes. Pour ce faire, le concept de Storytelling est préconisé dans ce livre blanc.
Stratégie et planification
La mise en place d’une stratégie de transformation robuste nécessite une collaboration étroite avec l’intégrateur l’Assistance à maîtrise d’ouvrage (Amoa). Cette alliance est essentielle pour assurer une communication transparente avec les parties prenantes et pour préparer et engager les équipes à adopter de nouvelles méthodes de travail.
La coordination entre l'intégration SI et la conduite de changement sert à limiter les écarts entre les modes de fonctionnement actuels et futurs.
Mise en œuvre et exécution
La phase de mise en œuvre est l’étape décisive où la stratégie de changement élaborée est activée. Son objectif principal est d’identifier, clarifier et préparer les modifications des processus métiers et de l’organisation induites par l’introduction du nouvel outil ou logiciel. Cela implique non seulement l’exécution concrète des plans, mais aussi l’organisation de formations spécifiques pour que les équipes développent les compétences essentielles à l’adoption réussie du nouveau système d’information (SI).
Les responsables doivent suivre «Qui fait quoi ?», les «Préparation des changements», les «Réunions de démarrage» et surtout le suivi de la montée en compétences des équipes. Ils sont appelés également à définir des parcours de formations.
Évaluation et optimisation
Pour assurer le succès d’un projet, il est crucial d’accompagner son démarrage et de promouvoir une culture d’amélioration continue adaptée aux évolutions de l’entreprise. La transparence vis-à-vis des clients et la limitation de l’impact sur la productivité lors des premières semaines sont essentielles. Par ailleurs, la phase d’évaluation et d’optimisation constitue un tournant, passant de l’opérationnel à la consolidation des acquis. En exploitant les leçons apprises, cette étape clé débute avec le déploiement du nouveau logiciel et vise à assurer une intégration des systèmes d’information durable et efficace.
Il est important de rappeler, comme le mentionne Forvis Mazars, que ce changement ne doit pas être abordé comme un processus informatique, mais avant tout comme un projet métier et humain.
Pour plus d’informations et des études de cas concrets, voici le lien du téléchargement du livre.
